Como aperfeiçoar a gestão financeira do seu negócio

Todas as empresas gostariam de controlar melhor as suas finanças e ainda poder obter informações importantes com base em seus controles financeiros. Mas porque a grande maioria delas se mantém desorganizadas e não fazem o seu gerenciamento com base em informações gerencias?

 Nesse artigo analisaremos os principais motivos que levam a esse problema e apontaremos possíveis soluções para esse fato.

Muito embora o que iremos tratar possa ser comum as empresas de qualquer porte, nosso foco será nas pequenas que geralmente possuem menor estrutura e poder econômico, o que agrava mais ainda a sua situação.

Principais motivos que levam ao descontrole finaneiro das empresa

1) Não conhecimento da importância da gestão financeira para a saúde financeira da empresa

A gestão de uma empresa é, de forma geral, baseada em 04 grandes pilares básicos: Marketing (propaganda, vendas e entrega), Produção (fabricação, compra e venda de mercadorias ou prestação de serviço), Pessoal (colaboradores em geral, inclusive o próprio empresário), Finanças (gestão financeira).

Esses quatro pilares atuam como os pés de uma mesa, de maneira que todos são muito importantes para o seu sustento e a falta de um deles pode leva-la a despencar, ou quando um se torna menor do que os outros a coloca em desiquilíbrio e isso, quando não a faz despencar, a deixa em situação vulnerável fazendo-se necessário, para que não caia,  que alguém tenha que lhe está segurando o tempo todo.

Acontece, porém, que de forma geral, os pequenos empresários deixam o pilar finanças sem ou com muito pouco desenvolvimento o que o torna menor do que os demais, comprometendo severamente o equilíbrio de seu negócio

Isso pode ocorrer por vários motivos,  mais o principal deles é o desconhecimento da grande importância que tem a gestão financeira  para o sucesso do empreendimento, sendo ele responsável pelo que deveria ser o objetivo principal de qualquer empresa que é ganhar dinheiro.

Nenhuma empresa se mantém se o seu gestor não conseguir fazer com que o seu negócio gere caixa para pagar os seus gastos de manutenção e de investimentos.

O que quebra qualquer empresa não é nada diferente do que não ter dinheiro para pagar os seus compromissos.

E quem mais seria responsável por fazer sobrar dinheiro em um empreendimento do que a gestão financeira?

É a gestão financeira quem calcula o preço de venda dos produtos e serviços, apura o seu resultado, define o seu ponto de equilíbrio (volume mínimo de venda necessária para pagamento de todos os gastos),  gera as contas a receber e as controla, estabelece o ciclo financeiro ideal (prazo de recebimento das vendas – prazo de pagamentos das compras e de rotação dos estoques), dentre outras importantes atribuições que deixaremos para tratar em outro artigo sob pena de alongarmos demais esse.

2) Falta de tempo para registro da movimentação financeira

Sabemos que o cotidiano do pequeno empresário não é fácil, tendo que se desdobrar para cumprir diversas atribuições que lhe são impostas pelo seu negócio, o que o leva a priorizar, de forma geral, os pilares vendas e produção.

 Longe de nós criticá-lo por isso, pois sabemos que vender é crucial para qualquer empreendimento. Todavia, conforme já explicado, essa conduta está, possivelmente, deixando a sua empresa em sério desiquilíbrio pelos motivos acima mencionados., sendo estritamente necessário que ele, ciente da importância da gestão financeira para o sucesso de seu negócio, viabilize recursos para aprimoramento de seus controles financeiros e de sua gestão de uma forma geral.

3) Dificuldade econômica para contratação de um profissional capacitado em controles financeiros

A questão econômica que envolve a contratação de um empregado realmente é importante. Contudo, o que ocorre é que pela falta de importância atribuída a gestão financeira o empresário, muitas vezes, se propõe a investir na contratação de pessoas para todas as demais áreas da empresa exceto pra essa. O que realmente configura-se com uma visão uma pouco limitada do processo de gestão sistémica de um empreendimento.

4) Falta de cuidado com os documentos comprobatórios dos gastos realizados

A documentação comprobatória dos gastos incorridos pela empresa é a única fonte de registro das operações financeiras de pagamentos, que é primordial para a manutenção dos controles internos e para a geração de relatórios que fornecerão informações importantes a gestão do negócio. Todavia, é comum vermos o empresário despreocupado com esse assunto, realizando gastos sem a solicitação dos documentos correspondentes e quando o obtém não os arquiva corretamente.

Atualmente a guarda de documento de forma física, em papel, tem se mostrado ineficiente, sendo o seu arquivamento em arquivo digital nas nuvens a melhor maneira de mantê-los organizados e acessíveis. Todavia, é necessário a adoção de critérios de arquivamento bem definidos e sistémicos que permitam a sua localização de forma simples e rápida. Afinal de conta de que vale documentos arquivados se não o encontrar quando necessário.

5) Colocação dos controles financeiros em segundo plano

Conforme já mencionado, o pequeno empresário, via de regra, não dá o verdadeiro valor aos controles financeiros necessários a perfeita gestão de sua empresa, renegando essa importante área a segundo ou até terceiro plano, na mentalidade de “se der tempo depois eu faço”.

6) Falta de emissão de notas fiscais para todas as vendas ou prestação de serviço

A alta carga tributária existente no país, muitas vezes, leva o pequeno empresário a não emitir notas fiscais pelas vendas realizadas ou serviços prestados, o que de fato dificulta os registros das operações de sua receita e das contas a receber. Contudo, isso não pode ser motivo para que os registros não sejam efetuados porque na gestão financeira deve prevalecer a teoria da essência sobre a forma, o que significa que se um fato ocorreu ele deve ser registrado mesmo que não existe o documento mais adequando para tal