Como registrar a movimentação financeira da sua empresa?

Podem ser utilizados vários meios para registro da movimentação financeira da empresa, desde anotações manuais em cadernos, planilhas eletrônicas até através da utilização de programas de informáticas específicos.

Entendamos como registro da movimentação financeira a anotação de todas as entradas e saídas de dinheiro na empresa, que é crucial para os controles que ela deve exercer sobre as suas finanças. Contudo, é importante estar ciente o que se espera desses controles. 

O registro simples sem a utilização de um critério bem definido e através de uma sistemática não eficiente, pouco retorno trará para o seu gestor financeiro no que se refere a segurança dos recursos e informações gerenciais. 

Vamos considerar que você resolva registrar a sua movimentação financeira através de uma planilha de Excel de controle de caixa e que nela passe a lançar diariamente tudo o que entra e o que saí de suas contas bancárias e de caixa por totais diários, mais ou menos da seguinte forma:

Ora veja só, a planilha acima embora possa ter a sua importância (melhor do que nada), dificultará muito a obtenção de informações gerenciais da empresa. Vamos considerar que o responsável por sua elaboração tenha nela registrado a movimentação de todos os dias do mês. Dessa forma, no final do período mensal terá 30 planilhas (considerando o mês de trinta dias) com vários dados. Vamos cogitar ainda que seja utilizada uma planilha dessa para o controle do caixa e outra para controle de uma conta bancária, então, serão 60 planilhas com vários dados. Nessa linha de pensamento vamos inferir que o gestor precise saber o quanto pagou pelas compras de mercadorias no mês. Terá que buscar essa informação em cada uma das 60 planilhas e efetuar o somatório. É obvio que a própria planilha poderá fazer isso, talvez pela descrição do lançamento, mas para isso terá que ser adotado um padrão para nomenclatura das descrições usadas em cada registro efetuado. Agora pense na necessidade de ter a informação mensal de todas as entradas e saídas do mês por tipo de receitas e despesas.

Outra questão que precisa ser considerada é se de fato tudo o que foi movimentado nas contas da empresa (caixa e bancos) foi registrado, o que só é possível através do que chamamos de conciliação bancária.

Também é muito importante que o gestor tenha muito cuidado com a documentação comprobatório da movimentação financeira, pois ela é, a princípio, a fonte mais indicada e confiável dos registros financeiros.

QUAL A MELHOR FORMA ENTÃO?

A seguir sugerimos 05 (cinco) procedimentos que, se seguidos, lhe proporcionarão uma forma de registro financeiro que poderá lhe fornecer várias informações gerenciais:

1) Adote um plano de contas financeiro

Um plano de contas financeiro é um conjunto de contas de recebimentos e pagamentos, elencadas de forma estruturada com o objetivo de fornecer informações gerenciais do negócio. Nesse sentido é importante que esse plano apresente uma estrutura onde os custos e despesas sejam separados em variáveis e fixos, o que possibilita a apuração da margem de contribuição da empresa e o seu ponto e equilíbrio.

O detalhamento do plano de contas dependerá do nível de informações que o gestor pretende obter. Todavia, é necessário ter em mente que quanto mais analítico mais trabalhoso serão os lançamentos da movimentação financeira.

Exemplo de plano de contas financeiro simplificado:

A planilha acima fornece apenas uma demonstração de como dever ser estruturando um plano de contas financeiros. Assim sendo, é apenas um pequeno resumo, carecendo de ser completado e adaptado a necessidade do gestor financeiro e a peculiaridade do negócio

2) Defina um critério para obtenção e arquivamento dos documentos comprobatório da movimentação financeira

Os lançamentos financeiros devem ser efetuados com base nas informações contidas nos documentos e eles correspondentes. Assim sendo, esses devem ser sempre obtidos e arquivados em lugar seguro e de forma estruturada. Atualmente a guarda de documentos físicos (em papel) não é a mais eficiente. Uma boa maneira é digitalizar todos e os guardar em arquivos nas nuvens tipo google drive, ondrive, etc.  Nesses locais devem ser criada uma pasta para cada conta de caixa e banco e dentro delas subpastas por mês. Também é recomendável que seja definido um critério para identificação de cada documento no arquivo de maneiro a facilitar a sua localização.

Crie a disciplina de arquivar os documentos comprobatórios dos pagamentos diariamente ou, de preferência, a cada pagamento realizado, o que que pode ser conseguido através da digitalização por meio de seu aparelho celular dos comprovantes correspondentes e seu arquivamento em local predefinido conforme acima mencionado.

3) Efetue conciliações bancárias diárias

Conciliação bancária é o procedimento através do qual se verifica se os saldos dos registros financeiros batem (estão iguais) aos saldos dos extratos bancários. Isso identifica possíveis entradas e saídas nas contas bancárias que não tenham sido ainda lançadas nos registros financeiros para que seja providenciado.

4) Crie a disciplina de registrar a movimentação financeira diariamente

Deixar acumular documentos a serem lançados implica, na maioria das vezes, na sua não efetuação, uma vez que será necessário maior esforço e dedicação para a sua realização. Portanto, registrar tudo no final de cada dia ou no máximo no início do dia seguinte é e melhor forma de se manter os registros financeiros devidamente atualizados. O lançamento diário também ajuda na identificação e obtenção de documentos faltantes, além de possibilitar a lembrança do que foi pago, caso não se consiga o documento. Nesse caso, um documento interno deverá ser providenciado.

5) Instituir uma DRE – Demonstração de Resultado, mensal

Essa DRE deve ser elaborada com base nos registros financeiros e deverá fornecer indicadores importante para a análise da situação financeira da empresa. Esses indicadores podem ser: lucratividade, rentabilidade, margem de contribuição, ponto de equilíbrio, ponto de equilíbrio com meta de vendas, etc.

A DRE também deverá ser usada para análise do comportamento das receitas e despesas em cada mês, através de análises comparativas mensais.

Isso feito você terá mais a sua empresa não mãos e a possibilidade de tomar decisões estratégicas mais acertadas.

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